Tietojenkäsittelysopimus — Suomi
28 artiklan ehdot, joilla Cerrax käsittelee asiakkaidesi henkilötietoja lukuusi.
Tämä sopimus on osa käyttöehtoja, ja sitä sovelletaan aina, kun Cerrax käsittelee henkilötietoja puolestasi. Siinä käytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679, ”tietosuoja-asetus”) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisia käsitteitä. Jos tämä sopimus ja käyttöehdot ovat tietosuojaa koskevilta osin ristiriidassa, tätä sopimusta sovelletaan ensisijaisesti.
1. Osapuolten roolit
Sinä olet niiden henkilötietojen rekisterinpitäjä, jotka syötät Cerraxiin tai joiden keräämistä pyydät meiltä — asiakkaistasi, tarjouspyynnön tekijöistä, muista yhteystiedoistasi sekä henkilöstöstäsi työtehtävissään. Me olemme niiden henkilötietojen käsittelijä. Toimimme ohjeidesi mukaan ja käytämme tietoja omiin tarkoituksiimme vain tässä sopimuksessa luetelluilla tavoilla: tunnisteettomien tallenteiden tekeminen (9 kohta); työn tavaroiden ja huoneiden kuvausten säilyttäminen ilman sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita tai postinumeroita 30 päivän ajan tavaroiden tunnistuksen parantamiseksi (muuta tekoälyalikäsittelijällemme lähetettyä tekstiä emme säilytä); palvelun suojaaminen ja väärinkäytösten estäminen; sekä omien lakisääteisten velvoitteidemme täyttäminen. Näiden, ja vain näiden, osalta olemme itse rekisterinpitäjä. Omien tilitietojesi — tiimisi kirjautumistietojen, yrityksesi asetusten ja laskutuksen — osalta olemme itse rekisterinpitäjä, ja niihin sovelletaan tietosuojaselostettamme.
Vastuusi. Vastaat siitä, että sinulla on oikeusperuste meille antamillesi tai keräämään pyytämillesi henkilötiedoille, että kerrot niistä asianomaisille (tietosuojaselosteemme kuvaa toimintamme, ja voit viitata siihen) ja että sinulla on jokainen viestiesi edellyttämä suostumus. Sinulla on tämän sopimuksen antamat oikeudet.
Ei poikkeusta opettamiselle. Cerrax ei pyydä Suomessa asiakkailta lupaa säilyttää heidän videotaan tai valokuviaan ohjelmiston opettamista varten, joten tätä sopimusta sovelletaan niihin kuten muihinkin asiakkaidesi tietoihin.
2. Mitä käsittelemme ja kuinka kauan
- Käsittelyn kohde ja tarkoitus: muuttoyrityksesi pyörittäminen Cerraxissa — tarjouspyyntöjesi vastaanottaminen ja järjestäminen, asiakastietojesi (yhteystiedot) ylläpito, tarjousten hinnoittelu, laatiminen ja seuranta, töiden varaaminen ja toteutus sekä asettamiesi viestien lähettäminen — aina ohjeidesi mukaisesti.
- Käsittelyn luonne: kerääminen, säilyttäminen, järjestäminen, lukeminen (myös tekoälyllä, jotta ehdotetaan tietoja, jotka joku yrityksestäsi vahvistaa), hinnoittelu, viestien lähettäminen puolestasi, tunnisteettomaksi tekeminen (9 kohta), vienti ja poistaminen.
- Kesto: niin kauan kuin tilisi on avoinna, ja sen jälkeen vain 8 kohdan sallimissa rajoissa.
- Henkilötietojen tyyppi: nimet, osoitteet, yhteystiedot, muuttopäivät sekä asunnon ja sen sisällön tiedot, jotka sinä tai asiakkaasi syötätte; kun henkilöstösi käyttää Cerraxia muuttopäivänä, valokuvat asunnosta, sen kulkureiteistä ja havaituista vahingoista sekä tavaraluettelon kuittaavan henkilön nimi ja piirretty allekirjoitus; ja kun kutsut siihen ja asiakkaasi päättää lähettää sellaisen, video tai valokuvia hänen kodistaan. Kun käytät toimintoja: yhteystietosi (nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, yritys, ensisijainen kieli, käytetyt osoitteet, heidän valintansa viesteistäsi ja niiden ajankohta, lähde ja muistiinpanosi); tarjouspyynnöt, mukaan lukien Cerrax-osoitteeseesi lähetettyjen sähköpostien teksti; Cerraxin kautta lähettämäsi viestit ja se, toimitettiinko ne; seurantatehtävät ja niiden muistiinpanot; tieto maksun suorittamisesta (ei koskaan korttitietoja); sekä asiakkaidesi antamat arviot ja arvosanat.
- Rekisteröityjen ryhmät: tarjouspyynnön tekijät (tulivatpa he asiakkaiksi tai eivät); asiakkaasi; muut henkilöt osoitteissa, joiden välillä muutto tehdään; muut yhteystietoinasi pitämät henkilöt, kuten vuokranantajat ja välittäjät; muistiinpanoissa, viesteissä, valokuvissa tai videoissa mainitut henkilöt; sekä henkilöstösi työtehtävissään (työvuorot, työkortit, tunnit).
Emme pyydä emmekä halua erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Älä syötä terveys-, biometrisiä tai vastaavia tietoja vapaatekstikenttiin. Jos niitä silti tulee — tarjouspyynnössä tai muistiinpanossa — säilytämme ne vain osana kyseistä tallennetta, emme koskaan käytä niitä hinnoitteluun tai oppimiseen ja jätämme ne 9 kohdan ulkopuolelle.
Tavaraluetteloon kerätty allekirjoitus säilytetään todisteena siitä, että asiakkaasi hyväksyi, mitä muutettiin ja missä kunnossa. Mikään ei mittaa, vertaa tai täsmäytä sitä, eikä sitä koskaan käytetä kenenkään tunnistamiseen — siksi emme käsittele sitä biometrisena tietona. Allekirjoitusten kerääminen on vapaaehtoista: jos et halua henkilöstösi keräävän niitä, jätä toiminto käyttämättä.
3. Toimimme ohjeidesi mukaan
Käsittelemme asiakkaidesi henkilötietoja vain dokumentoitujen ohjeidesi mukaisesti — joihin kuuluvat tuotteen käyttösi ja tämä sopimus — ellei unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta edellytä, jolloin ilmoitamme sinulle siitä etukäteen, jollei laki sitä kiellä. Ohjeisiisi kuuluvat myös ohjeet tietojen siirtämisestä EU:n ulkopuolelle (13 kohta). Jos katsomme, että ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, kerromme siitä sinulle viipymättä ja voimme lykätä sen noudattamista, kunnes vahvistat tai muutat sen.
Ohjeisiisi kuuluvat, kun käytät kyseisiä toimintoja: Cerrax-osoitteeseesi tulevien sähköpostien vastaanottaminen ja lukeminen — tekoälyalikäsittelijämme avulla, kun sähköpostissa ei ole nimettyjä rivejä — vahvistamiesi tietojen ehdottamiseksi; yhteystietokorttien ja asiakkaidesi viestejäsi koskevien valintojen ylläpito; sekä käyttöönottamiesi muistutusten, kiitosten ja suosittelupyyntöjen lähettäminen nimissäsi siten, että jokaista lopetuspyyntöä noudatetaan heti ja kaikkien näiden viestiesi osalta kyseiselle henkilölle. Säilytämme tiedon jokaisesta valinnasta ja lopetuksesta sekä salatun merkinnän lopetuksesta niin kauan kuin sitä on noudatettava.
Myös ohjeidesi mukaisesti, kun käytät kyseisiä toimintoja: asettamiesi työtä koskevien viestien lähettäminen asiakkaillesi (WhatsAppilla, jos olet yhdistänyt sen, muuten sähköpostilla), mukaan lukien arvostelupyyntö ja asiakkaan sinulle antama yksityinen arvosana ja kommentti; jaettavaksi valitsemiesi linkkien luominen — työmääräys työntekijöillesi tai todisteet (asiakkaan nimi, valokuvat, video ja allekirjoitukset, ei koskaan yhteystietoja) vakuutusyhtiöllesi, meklarillesi tai vahinkokäsittelijälle; töidesi julkaiseminen luomiisi kalenteritilauksiin; sekä seurantatehtävien ja niiden muistiinpanojen pitäminen.
4. Luottamuksellisuus
Jokaista, jolle annamme pääsyn asiakkaidesi henkilötietoihin, sitoo kirjallinen salassapitovelvollisuus, joka jatkuu myös hänen lähtönsä jälkeen, ja hän näkee vain sen, mitä hänen tehtävänsä edellyttää. Tuotteen sisällä pääsyä ohjaavat roolit ja henkilökohtaiset käyttöoikeudet, jotka tarkistetaan palvelimella jokaisen pyynnön yhteydessä.
5. Tietoturva
Toteutamme 32 artiklan edellyttämät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka kuvataan tietoturvakuvauksessamme (englanniksi) — salaus tiedonsiirron ja tallennuksen aikana, roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, merkittävien toimenpiteiden kirjausketju, tietyn ajankohdan tilaan palauttaminen sekä erilliset päivittäiset varmuuskopiot. Sivulla kerrotaan suoraan myös se, mitä meillä ei vielä ole. Emme heikennä siellä kuvattua tietoturvan tasoa olennaisesti tämän sopimuksen voimassaolon aikana.
6. Alikäsittelijät
Annat meille yleisen kirjallisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Ajantasainen luettelo on tietosuojaselosteemme 8 kohdassa, ja sitä pidetään siellä ajan tasalla. Asetamme jokaiselle niistä tietosuojavelvoitteet, jotka suojaavat vähintään yhtä hyvin kuin nämä, ja vastaamme sinulle täysimääräisesti niiden suoriutumisesta. Lähetämme tilisi omistajalle sähköpostin vähintään 30 päivää ennen kuin uusi alikäsittelijä alkaa käsitellä asiakkaidesi tietoja (aiemmin vain hätätilanteessa, kuten palveluntarjoajan vikaantuessa, jolloin ilmoitamme sinulle niin pian kuin voimme). Voit vastustaa muutosta tuona aikana perustelluin tietosuojaan liittyvin syin; jos emme pysty ratkaisemaan vastustustasi, voit päättää kyseisen palvelun tai tilauksesi, ja palautamme käyttämättömältä ajalta ennakkoon maksetut maksut. Itse omalla tililläsi yhdistämäsi palvelut — oma Stripe-, WhatsApp Business- tai Xero-tilisi — toimivat ohjeestasi oman sopimuksesi perusteella eivätkä ole alikäsittelijöitämme.
Jos tilaat omalla kalenterillasi Cerraxin kalenterilinkin, kalenteripalvelusi hakee työsi oman sopimuksesi perusteella; se ei ole alihankkijamme.
7. Avustamme sinua omien velvollisuuksiesi täyttämisessä
Käsittelyn luonne huomioon ottaen avustamme sinua rekisteröityjen pyynnöissä — pääsy, oikaisu, poistaminen, siirtäminen, vastustaminen — sekä 32–36 artiklan mukaisissa velvollisuuksissasi, jotka koskevat tietoturvaa, tietoturvaloukkauksista ilmoittamista ja vaikutustenarviointeja. Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan meihin puolestasi säilyttämistämme tiedoista, ohjaamme hänet sinulle emmekä vastaa puolestasi. Voit itse hakea, viedä, korjata ja poistaa yhteystiedon tai työn tuotteessa; siltä osin kuin tuote ei siihen pysty, toimimme kymmenen työpäivän kuluessa kirjallisesta ohjeestasi. Välitämme sinulle myös jokaisen puolestasi käsittelemiämme tietoja koskevan valituksen ja autamme sinua sen käsittelyssä.
Tietoturvaloukkaukset. Jos saamme tietää tietojasi koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa — sen, mitä silloin tiedämme, ja loput sitä mukaa kuin saamme tietää: mitä tapahtui, mitä tietoja ja henkilöitä se koskee, todennäköiset seuraukset ja mitä teemme asialle — jotta voit ilmoittaa tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin määräajassasi.
8. Poistaminen ja palauttaminen
Ohjeesi säilytysajasta. Ellet toisin ilmoita, ohjeistat meitä säilyttämään kunkin työtallenteen — tarjouksen, sen varauksen ja lopputuloksen, työryhmän kirjaukset ja niihin liitetyt valokuvat — kuusi vuotta muuton jälkeen (tai tarjouksen jälkeen, jos työtä ei tehty), tai pidempään niin kauan kuin kyseistä työtä koskeva vaatimus tai riita on kesken, ja poistamaan sen sen jälkeen. Video ja asiakkaasi sen mukana lähettämät valokuvat poistetaan 90 päivän kuluttua työn viimeisestä päivästä, ellei asiakkaasi ole erikseen suostunut niiden pidempään käyttöön. Voit muuttaa tätä ohjetta ilmoittamalla siitä meille.
Ellet toisin ilmoita, ohjeistat meitä myös poistamaan: tarjouspyynnön, jota ei koskaan hinnoiteltu tai lähetetty, 12 kuukauden kuluttua viimeisestä toiminnasta; lähetetyn mutta hyväksymättömän tarjouksen 24 kuukauden kuluttua lähettämisestä; sekä yhteystietokortin 12 kuukauden kuluttua siitä, kun viimeinen siihen liittyvä työtallenne on poistettu (tai 12 kuukauden kuluttua luomisesta, jos sitä ei koskaan liitetty työhön). Tieto henkilön suostumuksesta säilytetään niin kauan kuin yhteystietokortti on olemassa ja kuusi vuotta sen jälkeen; salattu merkintä pyynnöstä lopettaa viestit säilytetään niin kauan kuin sitä on noudatettava.
Kun tilauksesi päättyy, voit viedä tietosi 30 päivän ajan. Sen jälkeen poistamme asiakkaidesi henkilötiedot 90 päivän kuluessa, ja ne poistuvat varmuuskopioistamme niiden vanhentuessa (98 päivän kuluessa), paitsi jos unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö velvoittaa meidät säilyttämään ne tai pyydät meitä säilyttämään tiettyjä tallenteita, esimerkiksi todisteena vireillä olevassa vaatimuksessa. Vahvistettuja hinnoittelutallenteita ei koskaan muuteta huomaamatta — niissä olevat henkilötunnisteet poistetaan, ja näin poistaminen toteutetaan väärentämättä tallennetta siitä, mitä tarjottiin. Kohdan 9 tallenteet eivät ole asiakkaidesi henkilötietoja, eikä tämä koske niitä.
Kahdella tallenteella on oma säilytysaikansa: sähköpostien toimitusloki (vastaanottaja, aihe ja toimitustieto), 90 päivää; ja tilisi toimien tarkastusloki, enintään kuusi vuotta tilin sulkemisen jälkeen, ja asiakkaan tiedot poistetaan siitä, kun asiakas poistetaan.
9. Tunnisteettomat työtiedot
(a) Ohjeistat meitä tekemään tunnisteettomia tallenteita puolestasi säilyttämistämme töistä. (b) Tällainen tallenne sisältää vain työn muodon ja talouden — tilavuus, etäisyysluokka, kulkureitit, työryhmä, ajoneuvot, tunnit, hinta ja kustannus, voitettiinko tarjous ja jos ei, miksi, muuttokuukausi sekä alue, joka ei koskaan ole tarkempi kuin postinumeron kaksi ensimmäistä numeroa — eikä koskaan nimeä, yhteystietoja, täydellistä postinumeroa, osoitetta, karttasijaintia, vapaata tekstiä, valokuvaa, videota, allekirjoitusta, yrityksesi tunnistetta tai viittausta, joka johtaisi takaisin työhön. (c) Pidämme tallennetta anonyyminä vasta, kun emme me eikä kukaan sen todennäköisesti saava voisi tunnistaa siitä elävää henkilöä keinoilla, joiden käyttö on kohtuudella todennäköistä, ottaen huomioon muut meillä tai sinulla olevat tiedot. Tiedot, jotka voidaan yhdistää takaisin — esimerkiksi työviitteen avulla tai niin kauan kuin säilytämme alkuperäisen työn — eivät ole anonyymejä, ja niihin sovelletaan tätä sopimusta, kunnes alkuperäinen on poistettu tai asiakas poistettu. (d) Emme koskaan yritä tunnistaa ketään uudelleen näistä tallenteista, ja kiellämme sen keneltä tahansa, jolle niitä luovutamme. (e) Kun tallenne täyttää tämän tason, se ei ole asiakkaidesi henkilötieto; se on meidän, ja saamme säilyttää ja käyttää sitä Cerraxin parantamiseen ja tarjoamiseen myös taustalla olevien tietojen poistamisen ja tämän sopimuksen päättymisen jälkeen. (f) Emme koskaan näytä toiselle yritykselle tai kenellekään muulle yksittäisiä hintojasi tai mitään, mistä yrityksesi voisi tunnistaa.
10. Oppiminen yritysten välillä
Käytämme 9 kohdan mukaisia tunnisteettomia tallenteita ja niistä laadittuja tilastoja kaikkien Cerraxia käyttävien yritysten osalta kaikista maista hinnoittelumoottorin parantamiseen kaikkien, myös sinun, hyödyksi. Kerromme tämän tässä sen sijaan, että jättäisimme sen oletuksen varaan, koska näin tuote paranee, ja haluamme mieluummin, että tiedät sen, kuin että saat sen selville myöhemmin.
11. Lukusi pysyvät sinun
Hintasi, katteesi, asiakkaasi ja tarjoushintasi eivät koskaan näy toiselle yritykselle eivätkä niille, joille teet tarjouksia. 10 kohdassa kuvattu oppiminen perustuu koottuun, tunnisteettomaan signaaliin — ei siihen, että kukaan muu pääsisi käsiksi yksittäisen yrityksen tietoihin.
12. Auditointi
Annamme käyttöösi tiedot, joita kohtuudella tarvitset osoittaaksesi, että täytämme nämä velvoitteet — ensisijaisesti kirjallisin vastauksin ja tietoturva-asiakirjoillamme — ja sallimme sinun tai nimeämäsi tarkastajan tekemän tarkastuksen ja osallistumme siihen, jos tämä ei riitä tai valvontaviranomainen sitä edellyttää: omalla kustannuksellasi, 30 päivän ennakkoilmoituksella, luottamuksellisesti, ilman pääsyä muiden yritysten tietoihin ja enintään kerran vuodessa, ellei valvontaviranomainen tai tietoturvaloukkaus edellytä muuta.
13. Kansainväliset siirrot
Säilytämme asiakkaidesi henkilötietoja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Lontoossa. Kyse on siirrosta Euroopan unionin ulkopuolelle, ja se on lainmukaista, koska Euroopan komissio on todennut Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojan tason riittäväksi (päätös (EU) 2021/1772, jonka voimassaoloa jatkettiin 19. joulukuuta 2025 annetulla täytäntöönpanopäätöksellä (EU) 2025/2574 27. joulukuuta 2031 asti). Hyväksyt siirron tällä perusteella. Kun alikäsittelijä käsittelee tietoja EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolella, nojaamme EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen, kun palveluntarjoaja on sen mukaisesti sertifioitu, ja muuten EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (päätös (EU) 2021/914) ja siirron edellyttämiin lisätoimenpiteisiin; tietosuojaselosteemme nimeää kyseiset palveluntarjoajat. Voit milloin tahansa kysyä meiltä, missä tietojasi säilytetään, ja vastaamme sen päivän tilanteen mukaan, jona kysyt.
Vastuu. Käyttöehtojen 11 kohtaa (vastuunrajoitus) sovelletaan tähän sopimukseen.
14. Yhteystiedot
Tietosuojakysymykset, rekisteröityjen pyynnöt ja tietoturvaloukkausilmoitukset: hello@cerrax.io.