Accordo sul trattamento dei dati — Italia
Le clausole dell'articolo 28 con cui Cerrax tratta i dati personali dei vostri clienti per vostro conto.
Il presente accordo fa parte delle Condizioni generali e si applica ogni volta che Cerrax tratta dati personali per vostro conto. Utilizza le definizioni del Regolamento (UE) 2016/679 (il «GDPR») e del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018). In caso di contrasto tra il presente accordo e le Condizioni in materia di protezione dei dati, prevale il presente accordo.
1. Chi è chi
Voi siete il titolare del trattamento dei dati personali che inserite in Cerrax o ci chiedete di raccogliere per voi — dei vostri clienti, di chi vi fa richieste, degli altri vostri contatti e del vostro personale nel proprio ruolo lavorativo. Noi ne siamo il vostro responsabile del trattamento. Agiamo su vostra istruzione e usiamo tali dati per finalità nostre solo nei casi elencati dal presente accordo: ricavare registrazioni de-identificate (punto 9); conservare le descrizioni degli oggetti e delle stanze di un lavoro, senza indirizzi e-mail, numeri di telefono o CAP, per 30 giorni per migliorare il riconoscimento degli oggetti (non conserviamo nessun altro testo inviato al nostro sub-responsabile di intelligenza artificiale); proteggere il servizio e prevenire abusi; e adempiere ai nostri obblighi di legge. Per questi casi, e solo per questi, siamo titolare del trattamento. Per i dati del vostro account — le credenziali del vostro personale, le impostazioni e la fatturazione della vostra impresa — siamo titolare del trattamento, e si applica la nostra Informativa sulla privacy.
Le vostre responsabilità. Siete responsabili di disporre di una base giuridica per i dati personali che ci fornite o ci chiedete di raccogliere, di informare gli interessati (la nostra Informativa descrive ciò che facciamo, e potete rinviarvi) e di ogni consenso richiesto dai vostri messaggi. Avete i diritti che il presente accordo vi riconosce.
Nessuna eccezione per l'addestramento. Cerrax non chiede ai clienti in Italia di poter conservare il loro video o le loro fotografie per addestrare un software, quindi il presente accordo si applica a essi come al resto dei dati dei vostri clienti.
2. Che cosa trattiamo, e per quanto tempo
- Oggetto e finalità: gestire la vostra impresa di traslochi su Cerrax — ricevere e organizzare le vostre richieste, tenere le vostre schede clienti (contatti), prezzare, redigere e seguire i preventivi, prenotare ed eseguire i lavori e inviare i messaggi che impostate — sempre su vostra istruzione.
- Natura del trattamento: raccolta, conservazione, organizzazione, lettura (anche con intelligenza artificiale, per proporre dati che una persona della vostra impresa conferma), calcolo del prezzo, invio di messaggi per vostro conto, de-identificazione (punto 9), esportazione e cancellazione.
- Durata: finché il vostro account è aperto, e successivamente solo nei limiti del punto 8.
- Natura dei dati personali: nomi, indirizzi, recapiti, date del trasloco, e le caratteristiche dell'immobile e del suo contenuto che voi o il vostro cliente inserite; quando il vostro personale usa Cerrax il giorno del trasloco, le fotografie dell'immobile, dei suoi accessi e di eventuali danni riscontrati, nonché il nome e la firma tracciata della persona che approva l'inventario; e, quando lo invitate a farlo e il vostro cliente lo sceglie, un video della sua abitazione o fotografie di essa. Quando usate le relative funzioni: i vostri contatti (nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, società, lingua preferita, indirizzi utilizzati, le loro scelte sui vostri messaggi e la relativa data, provenienza e le vostre note); le richieste, compreso il testo delle e-mail inviate al vostro indirizzo Cerrax; i messaggi che inviate tramite Cerrax e il loro recapito; le attività di follow-up e le relative note; se un pagamento è stato effettuato (mai i dati della carta); e le valutazioni e recensioni che vi lasciano i vostri clienti.
- Categorie di interessati: chi vi fa richieste (che diventi cliente o no); i vostri clienti; le persone presenti agli indirizzi tra cui avviene il trasloco; altre persone che tenete come contatti, come locatori o agenzie immobiliari; le persone citate in note, messaggi, fotografie o video; e il vostro personale nel proprio ruolo lavorativo (assegnazioni, fogli di lavoro, ore).
Non chiediamo e non desideriamo ricevere categorie particolari di dati. Vi preghiamo di non inserire nei campi liberi informazioni sulla salute, dati biometrici o simili. Se arrivano comunque — in una richiesta o in una nota — li conserviamo solo come parte di quella registrazione, non li usiamo mai per calcolare prezzi o per apprendere, e li escludiamo dal punto 9.
Una firma raccolta su un inventario è conservata come prova che il vostro cliente ha approvato ciò che è stato trasportato e in quali condizioni. Nulla la misura, la confronta o la abbina a un'altra, e non è mai usata per identificare qualcuno — per questo non la trattiamo come dato biometrico. La raccolta delle firme è facoltativa: se preferite che il vostro personale non la effettui, semplicemente non usate questa funzione.
3. Agiamo su vostra istruzione
Trattiamo i dati personali dei vostri clienti solo su vostra istruzione documentata — che comprende il vostro uso del prodotto e il presente accordo — salvo che il diritto dell'Unione o di uno Stato membro ci imponga diversamente, nel qual caso ve ne informiamo prima, a meno che la legge non lo vieti. Le vostre istruzioni comprendono quelle sui trasferimenti al di fuori dell'Unione (punto 13). Se un'istruzione ci sembra in contrasto con la normativa sulla protezione dei dati, ve lo diciamo subito, e possiamo sospenderne l'esecuzione finché non la confermate o modificate.
Le vostre istruzioni comprendono, quando usate le relative funzioni: ricevere le e-mail inviate al vostro indirizzo Cerrax e leggerle — con il nostro sub-responsabile di intelligenza artificiale quando un'e-mail non ha righe etichettate — per proporre dati che confermate; tenere le schede contatto e le scelte dei vostri clienti sui vostri messaggi; e inviare a vostro nome i promemoria, i ringraziamenti e le richieste di segnalazione che attivate, rispettando subito ogni richiesta di interruzione per tutti quei vostri messaggi a quella persona. Conserviamo traccia di ogni scelta e di ogni interruzione, e una traccia cifrata dell'interruzione finché deve essere rispettata.
Anche su vostra istruzione, quando usate le funzioni interessate: l'invio ai vostri clienti dei messaggi relativi a un lavoro che avete impostato (via WhatsApp se lo avete collegato, altrimenti via e-mail), compresa una richiesta di recensione e il voto e il commento privati che un cliente può darvi; la creazione di link che scegliete di condividere — un foglio di lavoro per la vostra squadra, o le prove (nome del cliente, fotografie, video e firme, mai i recapiti) per il vostro assicuratore, broker o liquidatore; la pubblicazione dei vostri lavori negli abbonamenti al calendario che create; e la tenuta delle attività di ricontatto e delle relative note.
4. Riservatezza
Ogni persona che autorizziamo ad accedere ai dati personali dei vostri clienti è una persona autorizzata al trattamento, vincolata per iscritto alla riservatezza anche dopo la fine del rapporto, e vede solo ciò che il suo ruolo richiede. All'interno del prodotto, l'accesso è regolato da ruoli e da permessi individuali, verificati lato server a ogni richiesta.
5. Sicurezza
Adottiamo le misure tecniche e organizzative richieste dall'articolo 32 del GDPR, descritte nella nostra panoramica sulla sicurezza (in inglese) — cifratura in transito e a riposo, controllo degli accessi basato sui ruoli, registro di audit delle azioni rilevanti, ripristino a un momento determinato e backup giornalieri separati. Quella pagina indica chiaramente anche ciò che non abbiamo ancora. Non ridurremo in modo sostanziale il livello di sicurezza ivi descritto per tutta la durata del presente accordo.
6. Sub-responsabili del trattamento
Ci date un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento. L'elenco attuale si trova nella sezione 8 della nostra Informativa sulla privacy ed è tenuto aggiornato. Imponiamo a ciascuno di essi obblighi di protezione dei dati non meno protettivi di quelli del presente accordo, e restiamo pienamente responsabili nei vostri confronti del loro adempimento. Scriviamo al titolare del vostro account almeno 30 giorni prima che un nuovo sub-responsabile inizi a trattare i dati dei vostri clienti (prima solo in caso di emergenza, come il guasto di un fornitore, e allora ve lo diciamo appena possibile). Potete opporvi entro tale termine per motivi legittimi legati alla protezione dei dati; se non riusciamo a risolvere la vostra obiezione, potete cessare il servizio interessato o il vostro abbonamento, e vi rimborsiamo quanto pagato in anticipo per il periodo non utilizzato. I servizi che collegate voi stessi con il vostro account — il vostro account Stripe, WhatsApp Business o Xero — agiscono su vostra istruzione in base al vostro contratto con loro, e non sono nostri sub-responsabili.
Se abbonate il vostro calendario al vostro link di calendario Cerrax, il vostro fornitore di calendario scarica i vostri lavori in base al vostro contratto con esso; non è un nostro sub-responsabile.
7. Aiutarvi ad adempiere ai vostri obblighi
Tenuto conto della natura del trattamento, vi aiutiamo a rispondere alle richieste degli interessati — accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione — e ad adempiere ai vostri obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del GDPR in materia di sicurezza, notifica delle violazioni e valutazione d'impatto. Se un interessato ci contatta direttamente in merito a dati che deteniamo per voi, lo indirizziamo a voi invece di rispondere al vostro posto. Potete cercare, esportare, rettificare e cancellare voi stessi un contatto o un lavoro nel prodotto; per ciò che il prodotto non consente, agiamo entro dieci giorni lavorativi dalla vostra istruzione scritta. Vi trasmettiamo inoltre ogni reclamo relativo ai dati che trattiamo per voi, e vi aiutiamo a gestirlo.
Violazioni. Se veniamo a conoscenza di una violazione di dati personali che riguarda i vostri dati, ve ne informiamo senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 48 ore — con ciò che sappiamo in quel momento, e il resto man mano: che cosa è accaduto, quali dati e persone riguarda, le conseguenze probabili e che cosa stiamo facendo — affinché possiate notificarla al Garante per la protezione dei dati personali entro le 72 ore previste dall'articolo 33 del GDPR.
8. Cancellazione e restituzione
La vostra istruzione su quanto a lungo li conserviamo. Salvo vostra diversa indicazione, ci istruite a conservare ogni registrazione di lavoro — il preventivo, la relativa prenotazione ed esito, i fogli della squadra e le fotografie allegate — per sei anni dopo il trasloco (o dopo il preventivo, se il lavoro non ha avuto luogo), o più a lungo finché su quel lavoro è aperto un reclamo o una controversia, e poi a cancellarla. Il video, e le eventuali fotografie che il vostro cliente invia con esso, sono cancellati 90 giorni dopo l'ultima data del lavoro, salvo che il vostro cliente abbia acconsentito separatamente a un uso più lungo. Potete modificare questa istruzione comunicandocelo.
Salvo vostra diversa indicazione, ci istruite anche a cancellare: una richiesta mai prezzata né inviata, 12 mesi dopo la sua ultima attività; un preventivo inviato ma mai accettato, 24 mesi dopo l'invio; e una scheda contatto 12 mesi dopo la cancellazione dell'ultima registrazione di lavoro a essa collegata (o 12 mesi dopo la creazione, se non è mai stata collegata a un lavoro). La traccia del consenso di una persona è conservata finché esiste la sua scheda e per sei anni dopo; la traccia cifrata di una richiesta di interrompere i messaggi è conservata finché deve essere rispettata.
Al termine del vostro abbonamento potete esportare i vostri dati per 30 giorni. Poi cancelliamo i dati personali dei vostri clienti entro 90 giorni, ed essi escono dai nostri backup alla loro scadenza (entro 98 giorni), salvo che il diritto dell'Unione o di uno Stato membro ci imponga di conservarli o che ci chiediate di conservare determinate registrazioni, ad esempio come prova in un reclamo aperto. Le registrazioni di prezzo confermate non sono mai modificate in modo silenzioso — gli identificativi personali che contengono sono rimossi, il che consente di dare seguito alla cancellazione senza alterare la traccia di ciò che è stato preventivato. Le registrazioni del punto 9 non sono dati personali dei vostri clienti e non ne sono toccate.
Due registrazioni hanno una propria durata: il registro degli invii (destinatario, oggetto e se è stata consegnata), 90 giorni; e il registro di audit delle azioni nel vostro account, fino a sei anni dopo la chiusura dell'account, con i dati di un cliente rimossi quando quel cliente è cancellato.
9. Dati dei lavori de-identificati
(a) Ci istruite a ricavare registrazioni de-identificate dai lavori che conserviamo per voi. (b) Una registrazione de-identificata contiene solo la forma e l'economia di un lavoro — volume, fascia di distanza, caratteristiche di accesso, squadra, veicoli, ore, prezzo e costo, se il preventivo è stato vinto e, se no, perché, mese del trasloco e un'area mai più precisa delle prime due cifre del CAP — e mai un nome, recapiti, il CAP completo, un indirizzo, una posizione su una mappa, testo libero, fotografie, video, firme, l'identità della vostra impresa né alcun riferimento che riconduca al lavoro. (c) Consideriamo anonima una registrazione solo quando né noi né chiunque la riceva verosimilmente potrebbe identificare una persona vivente a partire da essa con mezzi di cui sia ragionevolmente probabile l'uso, tenuto conto delle altre informazioni in possesso nostro o vostro. I dati che possono essere ricollegati — ad esempio tramite un riferimento al lavoro, o finché conserviamo il lavoro originale — non sono anonimi e restano soggetti al presente accordo finché l'originale non è cancellato o il cliente non è cancellato. (d) Non tenteremo mai di reidentificare nessuno a partire da queste registrazioni, e lo vieteremo a chiunque le riceva da noi. (e) Una volta soddisfatto questo criterio, la registrazione non è un dato personale dei vostri clienti; è nostra, e possiamo conservarla e usarla per migliorare e fornire Cerrax, anche dopo la cancellazione delle registrazioni di origine e la cessazione del presente accordo. (f) Non mostriamo mai a un'altra impresa, né ad altri, i vostri prezzi individuali né nulla che identifichi la vostra impresa.
10. Apprendimento tra imprese
Utilizziamo le registrazioni de-identificate del punto 9, e le statistiche ricavate da esse, provenienti da tutte le imprese che usano Cerrax, in tutti i paesi, per migliorare il motore di calcolo dei prezzi a beneficio di tutte, voi compresi. Lo diciamo qui invece di lasciarlo presumere, perché è così che il prodotto migliora e preferiamo che lo sappiate piuttosto che lo scopriate.
11. I vostri numeri restano vostri
Le vostre tariffe, i vostri margini, i vostri clienti e i vostri prezzi non sono mai visibili a un'altra impresa, né mostrati alle persone a cui fate un preventivo. L'apprendimento descritto al punto 10 si basa su un segnale aggregato e de-identificato — mai sull'accesso di qualcuno ai dati di una singola impresa.
12. Verifiche
Mettiamo a vostra disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto dei presenti obblighi — anzitutto con risposte scritte e con la nostra documentazione di sicurezza — e consentiamo e contribuiamo a un'ispezione svolta da voi o da un revisore da voi incaricato quando ciò non basti o lo richieda un'autorità di controllo: a vostre spese, con un preavviso di 30 giorni, con riservatezza, senza accesso ai dati di altre imprese e non più di una volta l'anno, salvo che lo richieda un'autorità di controllo o si sia verificata una violazione.
13. Trasferimenti internazionali
Conserviamo i dati personali dei vostri clienti nel Regno Unito, a Londra. Si tratta di un trasferimento al di fuori dell'Unione europea, lecito perché la Commissione europea ha riconosciuto al Regno Unito un livello di protezione adeguato (decisione (UE) 2021/1772, rinnovata dalla decisione di esecuzione (UE) 2025/2574 del 19 dicembre 2025 fino al 27 dicembre 2031). Lo autorizzate su tale base. Quando un sub-responsabile tratta dati al di fuori dell'Unione e del Regno Unito, ci basiamo sul quadro UE-USA per la protezione dei dati per i fornitori certificati e, negli altri casi, sulle clausole contrattuali tipo dell'Unione (decisione di esecuzione (UE) 2021/914), integrate dalle misure supplementari che il trasferimento richiede; la nostra Informativa indica i fornitori interessati. Potete chiederci in qualsiasi momento dove sono conservati i vostri dati, e vi risponderemo con riferimento al giorno della vostra richiesta.
Responsabilità. La clausola 11 delle Condizioni generali (limitazione di responsabilità) si applica al presente accordo.
14. Contatti
Questioni di protezione dei dati, richieste degli interessati e notifiche di violazione: hello@cerrax.io.