Entente sur le traitement des données — Canada
Les conditions selon lesquelles Cerrax, à titre de fournisseur de services, traite les renseignements personnels de vos clients selon vos instructions.
La présente entente fait partie des Conditions d'utilisation et s'applique chaque fois que Cerrax traite des renseignements personnels pour votre compte. Elle est rédigée pour satisfaire à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi sur le privé ») et aux lois de l'Alberta et de la Colombie-Britannique sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsqu'elles s'appliquent à votre entreprise (ensemble, le « droit canadien de la protection des renseignements personnels »). En cas de conflit entre la présente entente et les Conditions en matière de protection des données, la présente entente prévaut.
1. Le rôle de chacun
Vous êtes l'organisation responsable des renseignements personnels de vos clients. Nous sommes votre fournisseur de services à leur égard : nous les traitons pour votre compte, selon vos instructions, et ne les utilisons à nos propres fins que de la manière énumérée à l'article 3. Cela vise les renseignements personnels sur vos clients, les personnes qui vous font une demande, vos autres contacts, ainsi que votre personnel et votre équipe dans le cadre de leur travail. Pour les renseignements de votre propre compte — les identifiants de votre équipe, les paramètres et la facturation de votre entreprise —, nous sommes responsables en notre nom propre, et notre Politique de confidentialité s'y applique.
Vos responsabilités. Il vous incombe d'obtenir le consentement qu'exige le droit canadien de la protection des renseignements personnels pour les renseignements que vous nous fournissez ou nous demandez de recueillir, d'en informer les personnes concernées (notre Politique de confidentialité décrit ce que nous faisons, et vous pouvez y renvoyer) et d'obtenir tout consentement que vos messages requièrent selon la Loi canadienne anti-pourriel. Vous disposez des droits que vous confère la présente entente.
Une exception, qui relève du choix de votre client et non du vôtre. Lorsque votre client envoie une vidéo ou des photographies de son logement, il peut cocher une case distincte permettant à Cerrax de les conserver pour entraîner un logiciel qui reconnaît les meubles et les pièces. Pour cette seule utilisation, Cerrax n'est pas votre fournisseur de services : il est responsable de ces renseignements en son nom propre, sur le consentement exprès du client, et notre Politique de confidentialité (article 3) s'y applique : les éléments permettant d'identifier une personne sont floutés avant toute utilisation pour l'entraînement, rien ne les utilise aujourd'hui, et le client peut retirer son consentement en tout temps, après quoi la vidéo et les photographies sont supprimées selon la règle ordinaire des 90 jours. Pour le reste, la présente entente s'y applique comme au reste des renseignements de vos clients.
2. Ce que nous traitons, et pendant combien de temps
- Finalité : exploiter votre entreprise de déménagement au moyen de Cerrax — recevoir et organiser vos demandes, tenir vos fiches clients (contacts), produire et assurer le suivi de vos estimations et soumissions, réserver et effectuer les travaux, et envoyer les messages que vous paramétrez — selon vos instructions.
- Ce que nous en faisons : les recueillir, les conserver, les organiser, les lire (y compris au moyen de l'IA, pour proposer des renseignements qu'une personne de votre entreprise confirme), tarifer, envoyer des messages en votre nom, anonymiser (article 9), exporter et supprimer.
- Durée : tant que votre compte est ouvert et, par la suite, seulement dans la mesure permise par l'article 8.
- Type de renseignements personnels : noms, adresses, coordonnées, dates de déménagement et détails sur le logement et son contenu que vous ou votre client saisissez; lorsque votre équipe utilise Cerrax le jour du déménagement, des photographies du logement, de ses accès et de tout dommage constaté, ainsi que le nom et la signature tracée de la personne qui approuve l'inventaire; et, si vous l'y invitez et que votre client choisit d'en envoyer une, une vidéo de son logement. Lorsque vous les utilisez : vos contacts (noms, adresses courriel, numéros de téléphone, entreprise, langue préférée, adresses utilisées, choix exprimés au sujet de vos messages et leur date, provenance et vos notes); les demandes, y compris le texte des courriels de demande envoyés à votre adresse Cerrax de réception des demandes; les messages que vous envoyez au moyen de Cerrax et leur livraison; les tâches de suivi et leurs notes; le fait qu'un paiement a été fait (jamais les données de carte); et les avis et notes que vos clients vous donnent.
- Personnes concernées : les personnes qui vous font une demande (qu'elles deviennent ou non clientes); vos clients; les personnes qui se trouvent dans les logements entre lesquels vous déménagez; les autres personnes que vous conservez comme contacts; les personnes nommées dans des notes, des messages, des photographies ou des vidéos; et votre personnel et votre équipe dans le cadre de leur travail.
Nous ne demandons ni ne souhaitons recevoir de renseignements personnels sensibles. Veuillez ne pas saisir dans les champs de texte libre de renseignements sur la santé, de données de compte financier, de numéro d'assurance sociale, de pièce d'identité gouvernementale ou de renseignements semblables. S'ils nous parviennent malgré tout — dans une demande ou une note —, nous ne les conservons que dans ce dossier, ne les utilisons jamais pour la tarification ni l'apprentissage, et les excluons de l'article 9.
Une signature recueillie sur un inventaire est conservée comme preuve que votre client a approuvé ce qui a été déménagé et dans quel état. Rien ne la mesure, ne la compare ni ne l'apparie, et rien ne reconnaît un visage dans une photographie ou une vidéo (lorsque des visages sont floutés, un logiciel ne les repère que pour les flouter et n'en conserve aucune mesure) — nous ne créons ni n'utilisons donc aucun renseignement biométrique. La collecte de signatures est facultative : si vous préférez que votre équipe ne s'en serve pas, il suffit de ne pas l'utiliser.
3. Nous agissons selon vos instructions
Nous n'utilisons les renseignements personnels de vos clients que pour exécuter la présente entente, selon vos instructions documentées — qui comprennent votre utilisation du produit et la présente entente —, sauf si la loi exige autre chose, auquel cas nous vous en informerons d'abord, à moins que la loi ne l'interdise. Si nous estimons qu'une instruction contrevient au droit canadien de la protection des renseignements personnels, nous vous en informerons sans tarder et pourrons en suspendre l'exécution jusqu'à ce que vous la confirmiez ou la modifiiez. Nous ne les vendrons pas, ne les utiliserons pas pour notre propre marketing ni à aucune autre fin qui nous soit propre, et ne les combinerons pas avec des renseignements que nous détenons pour quiconque d'autre — sauf dans les cas suivants, que vous prescrivez ou permettez : l'anonymisation prévue à l'article 9; la conservation des descriptions des articles et des pièces d'un travail, après en avoir retiré toute adresse courriel, tout numéro de téléphone et tout code postal, pendant 30 jours afin d'améliorer la reconnaissance des articles par Cerrax (nous ne conservons aucun autre texte envoyé à notre sous-traitant en IA); la sécurité du service; et le respect de nos propres obligations légales.
Vos instructions comprennent les suivantes, lorsque vous utilisez les fonctionnalités concernées : recevoir les courriels envoyés à votre adresse Cerrax de réception des demandes et les lire — au moyen de notre sous-traitant en IA lorsqu'un courriel n'est pas présenté en lignes étiquetées — pour proposer des renseignements que vous confirmez; tenir des fiches de contact et les choix que vos clients expriment au sujet de vos messages; et envoyer les messages de rappel, de remerciement et de recommandation que vous activez, en votre nom, en vous identifiant, avec votre adresse postale et la mention qu'ils sont envoyés pour vous par Cerrax, en respectant chaque désabonnement immédiatement et pour l'ensemble de ces messages de votre part à cette personne. Nous conservons une trace de chaque choix et de chaque désabonnement, ainsi qu'une trace brouillée d'un désabonnement tant qu'il doit être respecté.
Également selon vos instructions, lorsque vous utilisez les fonctionnalités concernées : envoyer à vos clients les messages au sujet d'un travail que vous paramétrez (par WhatsApp lorsque vous l'avez connecté, sinon par courriel), y compris une demande d'avis ainsi que la note et le commentaire privés qu'un client peut vous donner; créer les liens que vous choisissez de communiquer — une fiche de travail pour votre équipe, ou des preuves (le nom du client, les photographies, la vidéo et les signatures, jamais ses coordonnées) pour votre assureur, votre courtier ou votre expert en sinistres; publier vos travaux dans les abonnements de calendrier que vous créez; et tenir des tâches de suivi et leurs notes.
4. Confidentialité
Toute personne à qui nous permettons d'accéder aux renseignements personnels de vos clients est liée par une obligation écrite de confidentialité qui se poursuit après son départ, et ne voit que ce que son rôle exige. L'accès dans le produit est régi par des rôles et des permissions individuelles, vérifiés par le serveur à chaque requête.
5. Sécurité
Nous protégeons les renseignements par des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité, décrites dans notre aperçu de la sécurité — chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès fondé sur les rôles, journal d'audit des actions importantes, restauration à un moment précis et sauvegardes quotidiennes distinctes —, ce qui leur assure un niveau de protection comparable à celui que le droit canadien de la protection des renseignements personnels exige de vous. Cette page indique clairement ce que nous n'avons pas encore. Nous ne réduirons pas de façon importante le niveau général de sécurité qui y est décrit tant que la présente entente est en vigueur.
6. Sous-traitants
Vous nous autorisez à faire appel à des sous-traitants. La liste à jour figure à l'article 8 de notre Politique de confidentialité et y est tenue à jour. Nous imposons à chacun d'eux, par contrat écrit, des obligations au moins aussi protectrices que les présentes, et demeurons entièrement responsables envers vous de leur exécution. Nous écrirons au titulaire de votre compte au moins 30 jours avant qu'un nouveau sous-traitant ne commence à traiter les renseignements de vos clients (plus tôt seulement en cas d'urgence, comme la défaillance d'un fournisseur, et nous vous en informerons alors dès que possible). Vous pouvez vous y opposer dans ce délai pour des motifs raisonnables liés à la protection des données; si nous ne pouvons pas régler la question, vous pouvez mettre fin au service touché ou à votre abonnement, et nous vous rembourserons les frais payés d'avance pour la période non utilisée. Les services que vous connectez vous-même, sous votre propre compte chez eux — votre propre compte Stripe, WhatsApp Business ou Xero —, agissent selon vos instructions aux termes de votre entente avec eux et ne sont pas nos sous-traitants.
Si vous abonnez votre propre agenda à votre lien de calendrier Cerrax, le fournisseur de votre agenda récupère vos travaux aux termes de votre propre entente avec lui; il n'est pas notre sous-traitant.
7. Vous aider à respecter vos propres obligations, et incidents
Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aiderons à répondre aux demandes des personnes — d'accès, de rectification, de portabilité, de suppression ou de désindexation de leurs renseignements, ou de retrait de leur consentement — ainsi qu'à vous acquitter de vos obligations en matière de sécurité, de déclaration des incidents et d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Si une personne s'adresse directement à nous au sujet de renseignements que nous détenons pour vous, nous lui dirons de s'adresser à vous plutôt que de répondre à votre place. Vous pouvez vous-même retrouver, exporter, rectifier et supprimer un contact ou un travail dans le produit; pour tout ce que le produit ne permet pas de faire, nous agirons dans un délai de dix jours ouvrables suivant votre instruction écrite.
Nous aviserons votre responsable de la protection des renseignements personnels sans délai, et dans tous les cas dans les 48 heures, de toute atteinte aux mesures de sécurité ou de tout incident de confidentialité touchant les renseignements de vos clients, ainsi que de toute violation ou tentative de violation, par quiconque, d'une obligation relative à leur confidentialité — avec les renseignements dont vous avez besoin pour évaluer le risque, faire une déclaration au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à la Commission d'accès à l'information ou à un commissaire provincial, aviser les personnes concernées et tenir vos propres registres.
8. Suppression et remise
Votre instruction sur la durée de conservation. Sauf instruction contraire de votre part, vous nous demandez de conserver chaque dossier de travail — la soumission, sa réservation et son résultat, les fiches de l'équipe et les photographies qui y sont jointes — pendant six ans après le déménagement (ou après la soumission, si le travail n'a pas eu lieu), ou plus longtemps tant qu'une réclamation ou un différend concernant ce travail est en cours, puis de le supprimer. Une vidéo, et toute photographie que votre client envoie avec elle, sont supprimées 90 jours après la dernière date du travail, à moins que votre client n'ait accepté séparément leur utilisation prolongée. Vous pouvez modifier cette instruction en nous en informant.
Sauf instruction contraire de votre part, vous nous demandez aussi de supprimer : une demande qui n'a jamais été tarifée ni envoyée, 12 mois après sa dernière activité; une soumission envoyée mais jamais acceptée, 24 mois après son envoi; et une fiche de contact, 12 mois après la suppression du dernier dossier de travail qui y est lié (ou 12 mois après sa création, si elle n'a jamais été liée à un travail). La trace du consentement d'une personne est conservée tant que sa fiche de contact l'est, et pendant six ans de plus; la trace brouillée d'un désabonnement est conservée tant qu'il doit être respecté.
Nous ne conservons pas les renseignements personnels de vos clients après la fin de la présente entente. À la fin de votre abonnement, vous pouvez les exporter pendant 30 jours; nous les supprimons ensuite, ou vous les remettons si vous le demandez, dans un délai de 90 jours, et ils disparaissent de nos sauvegardes à mesure que celles-ci expirent (dans un délai de 98 jours) — sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver. Les dossiers de tarification engagés ne sont jamais modifiés en silence — les identifiants personnels qu'ils contiennent en sont retirés, ce qui permet de respecter la suppression sans falsifier la trace de ce qui a été soumis. Les dossiers visés à l'article 9 ne sont pas des renseignements personnels de vos clients et ne sont pas touchés.
Deux registres ont leur propre durée : les registres d'envoi des courriels (destinataire, objet et livraison), 90 jours; et le journal d'audit des actions effectuées dans votre compte, jusqu'à six ans après la fermeture de votre compte, les renseignements d'un client en étant retirés lorsque ce client est effacé.
9. Données de travaux anonymisées
Cerrax gagne en exactitude à mesure qu'il observe des résultats réels. Vous nous demandez, dans le cadre du service, d'anonymiser les données de vos travaux et d'utiliser le résultat anonymisé pour améliorer le moteur de tarification. Un dossier ainsi créé ne contient que la forme et les données économiques d'un travail — volume, tranche de distance, caractéristiques d'accès, équipe, camions, heures, prix et coût, si la soumission a été obtenue et, sinon, pourquoi, le mois du déménagement et une zone qui n'est jamais plus précise que la première lettre d'un code postal — et jamais de nom, de coordonnées, de code postal complet, d'adresse, de position cartographique, de texte libre, de photographie, de vidéo, de signature, l'identité de votre entreprise ni aucune référence qui le relie au travail. Tant que nous détenons encore le travail d'origine, il demeure soumis à la présente entente à titre de renseignement personnel; une fois l'original détruit, le dossier est anonymisé. Il nous appartient alors, et nous pouvons le conserver et l'utiliser pour améliorer et fournir Cerrax, y compris après la fin de la présente entente. Nous ne montrons jamais à une autre entreprise, ni à quiconque, vos prix individuels ni quoi que ce soit qui identifie votre entreprise.
Nous ne considérons des données comme anonymisées que lorsqu'il est raisonnable de prévoir, dans les circonstances, qu'elles ne permettent plus, de façon irréversible, d'identifier directement ou indirectement une personne; nous les anonymisons selon les meilleures pratiques généralement reconnues et, pour les renseignements sur des personnes au Québec, selon les critères et modalités que prévoient la Loi sur le privé et son règlement; nous ne tenterons pas de les réidentifier; et nous exigeons le même engagement de toute personne à qui nous les communiquons.
10. Apprentissage d'une entreprise à l'autre
Nous utilisons les dossiers anonymisés visés à l'article 9, et les statistiques qui en sont tirées, provenant de toutes les entreprises qui utilisent Cerrax, dans tous les pays, pour améliorer le moteur de tarification pour tous, y compris vous. Nous le disons ici plutôt que de le tenir pour acquis, parce que c'est ainsi que le produit s'améliore et que nous préférons que vous le sachiez plutôt que de le découvrir.
11. Vos chiffres restent les vôtres
Vos tarifs, vos marges, vos clients et vos prix ne sont jamais visibles pour une autre entreprise, ni montrés aux personnes à qui vous faites une soumission. L'apprentissage décrit à l'article 10 repose sur des signaux agrégés et anonymisés — et non sur un accès, par quiconque, aux données d'une entreprise en particulier.
12. Vérification et audit
Nous mettrons à votre disposition les renseignements dont vous avez raisonnablement besoin pour vérifier que nous respectons ces obligations, y compris en matière de confidentialité — d'abord au moyen de réponses écrites et de notre documentation sur la sécurité —, et nous permettrons une vérification raisonnable par vous ou par un évaluateur indépendant que vous désignez, et y contribuerons, lorsque cela ne suffit pas ou qu'une autorité de réglementation l'exige : à vos frais, moyennant un préavis de 30 jours, sous le sceau de la confidentialité, sans accès aux données d'autres entreprises, et au plus une fois par année, à moins qu'une autorité de réglementation, un incident ou une atteinte n'exige autre chose.
13. Où se trouvent les renseignements
Nous conservons les renseignements personnels de vos clients au Royaume-Uni, à Londres, et vous l'autorisez. Certains sous-traitants les traitent aux États-Unis — c'est le cas aujourd'hui du fournisseur d'IA nommé dans notre Politique de confidentialité. Lorsque les renseignements sont conservés à l'extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses tribunaux et à ses autorités; il vous revient d'en informer vos clients, et notre Politique de confidentialité (article 9) vous en donne le libellé.
Si votre entreprise est au Québec : la Loi sur le privé vous oblige à évaluer la communication avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec. L'article 9 de notre Politique de confidentialité présente notre évaluation de leur sensibilité, de la finalité, des mesures de protection et du régime juridique du Royaume-Uni, et nous vous fournirons tout autre renseignement dont vous avez raisonnablement besoin pour votre propre évaluation. La présente entente constitue l'entente écrite qui encadre cette communication, et nous conviendrons des mesures supplémentaires raisonnables que votre évaluation fait ressortir. Vous pouvez nous demander en tout temps où vos données sont conservées un jour donné, et nous vous répondrons pour le jour de votre demande.
Responsabilité. L'article 11 des Conditions d'utilisation (limitation de responsabilité) s'applique à la présente entente.
14. Pour nous joindre
Questions sur la protection des données, demandes des personnes et avis d'incident : hello@cerrax.io.
15. Les dispositions exigées par le droit canadien, réunies
Pour vos propres dossiers, la présente entente vous donne les dispositions que le droit canadien de la protection des renseignements personnels attend d'un contrat conclu avec un fournisseur de services (au Québec, le contrat écrit que prévoit l'article 18.3 de la Loi sur le privé) : la finalité, le type de renseignements et la durée (article 2); l'utilisation aux seules fins de l'exécution de l'entente et selon vos instructions (article 3); les mesures de confidentialité et de sécurité assurant une protection comparable (articles 4 et 5); les sous-traitants liés par contrat écrit (article 6); l'aide pour les demandes des personnes, et l'avis sans délai des incidents et de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité (article 7); la non-conservation des renseignements après la fin de l'entente (article 8); les données anonymisées (article 9); votre droit de vérifier la conformité (article 12); et l'entente écrite encadrant la communication à l'extérieur du Québec (article 13). Si le droit canadien de la protection des renseignements personnels qui s'applique à vous exige une disposition que la présente entente ne contient pas, cette disposition est réputée y être incluse, dans la mesure où la loi l'exige.