Accord de traitement des données — France
Les stipulations de l'article 28 sous lesquelles Cerrax traite les données personnelles de vos clients sur vos instructions.
Le présent accord fait partie des Conditions générales et s'applique chaque fois que Cerrax traite des données personnelles pour votre compte. Il emploie les définitions du règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. En cas de contradiction entre le présent accord et les Conditions sur la protection des données, le présent accord prévaut.
1. Qui fait quoi
Vous êtes le responsable du traitement des données personnelles que vous saisissez dans Cerrax ou nous demandez de collecter pour vous — concernant vos clients, les personnes qui vous sollicitent, vos autres contacts, et vos salariés et équipes dans leur rôle professionnel. Nous en sommes votre sous-traitant. Nous agissons sur vos instructions, et n'utilisons ces données pour nos propres finalités que dans les cas que le présent accord énumère : établir des enregistrements désidentifiés (section 9) ; conserver les descriptions des objets et des pièces d'un chantier, sans adresse e-mail, numéro de téléphone ni code postal, pendant 30 jours pour améliorer la reconnaissance des objets (nous ne conservons aucun autre texte envoyé à notre sous-traitant d'IA) ; assurer la sécurité du service et prévenir les abus ; et respecter nos propres obligations légales. Pour ces seuls cas, nous sommes responsable du traitement. Pour les données de votre propre compte — les identifiants de votre équipe, les réglages et la facturation de votre entreprise — nous sommes responsable du traitement, et notre Politique de confidentialité s'y applique.
Vos responsabilités. Il vous appartient de disposer d'une base légale pour les données personnelles que vous nous confiez ou nous demandez de collecter, d'informer les personnes concernées (notre Politique de confidentialité décrit ce que nous faisons, et vous pouvez y renvoyer), et d'obtenir tout consentement que vos messages requièrent. Vous disposez des droits que vous confère le présent accord.
Pas d'exception pour l'entraînement. Cerrax ne demande pas aux clients en France l'autorisation de conserver leur vidéo ou leurs photographies pour entraîner un logiciel ; le présent accord s'y applique donc comme au reste des données de vos clients.
2. Ce que nous traitons, et pendant combien de temps
- Objet et finalité : faire fonctionner votre entreprise de déménagement sur Cerrax — recevoir et organiser vos demandes, tenir vos fiches clients (contacts), chiffrer, établir et relancer vos devis, réserver et réaliser les chantiers, et envoyer les messages que vous paramétrez — toujours sur vos instructions.
- Nature du traitement : collecte, conservation, organisation, lecture (y compris par IA, pour suggérer des informations qu'une personne de votre entreprise confirme), chiffrage, envoi de messages pour votre compte, désidentification (section 9), export et suppression.
- Durée : tant que votre compte est ouvert, puis uniquement dans les limites de la section 8 ci-dessous.
- Nature des données personnelles : noms, adresses, coordonnées, dates de déménagement, et les caractéristiques du logement et de son contenu que vous ou votre client saisissez ; lorsque vos équipes utilisent Cerrax le jour du déménagement, les photographies du logement, de ses accès et de tout dommage constaté, ainsi que le nom et la signature tracée de la personne qui valide l'inventaire ; et, lorsque vous l'y invitez et que votre client le choisit, une vidéo de son logement ou des photographies de celui-ci. Si vous utilisez ces fonctions : vos contacts (noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, société, langue préférée, adresses utilisées, leurs choix concernant vos messages et leur date, provenance, et vos notes) ; les demandes, y compris le texte des e-mails envoyés à votre adresse Cerrax ; les messages que vous envoyez via Cerrax et leur remise ; les tâches de relance et leurs notes ; l'état des paiements (jamais les données de carte) ; et les avis et notes que vous laissent vos clients.
- Catégories de personnes concernées : les personnes qui vous sollicitent (qu'elles deviennent clientes ou non) ; vos clients ; les personnes présentes aux adresses entre lesquelles vous déménagez ; les autres personnes que vous gardez en contact, comme des bailleurs ou des agences ; les personnes citées dans des notes, messages, photographies ou vidéos ; et vos salariés et équipes dans leur rôle professionnel (affectations, feuilles de chantier, heures).
Nous ne demandons pas et ne souhaitons pas recevoir de données sensibles. Merci de ne pas saisir d'informations de santé, biométriques ou similaires dans les champs libres. Si de telles données nous parviennent malgré tout — dans une demande ou une note — nous ne les conservons que dans cet enregistrement, ne les utilisons jamais pour chiffrer ni pour apprendre, et les excluons de la section 9.
Une signature recueillie sur un inventaire est conservée comme preuve que votre client a approuvé ce qui a été déménagé et dans quel état. Rien ne la mesure, ne la compare ni ne la rapproche d'une autre, et elle ne sert jamais à identifier quelqu'un — nous ne la traitons donc pas comme une donnée biométrique. Le recueil de signatures est facultatif : si vous préférez que vos équipes ne le fassent pas, n'utilisez simplement pas cette fonction.
3. Nous agissons sur vos instructions
Nous ne traitons les données personnelles de vos clients que sur vos instructions documentées — qui comprennent votre utilisation du produit et le présent accord — sauf obligation contraire du droit de l'Union ou d'un État membre, auquel cas nous vous en informons au préalable à moins que la loi ne l'interdise. Vos instructions comprennent celles relatives aux transferts hors de l'Union (section 13). Si une instruction nous paraît contraire au droit de la protection des données, nous vous le disons rapidement et pouvons suspendre son exécution jusqu'à ce que vous la confirmiez ou la modifiiez.
Vos instructions comprennent, lorsque vous utilisez les fonctions concernées : recevoir les e-mails envoyés à votre adresse Cerrax et les lire — à l'aide de notre sous-traitant d'IA lorsqu'un e-mail n'est pas présenté en lignes étiquetées — pour suggérer des informations que vous confirmez ; tenir les fiches contacts et les choix de vos clients concernant vos messages ; et envoyer les relances, remerciements et demandes de recommandation que vous activez, en votre nom, en respectant immédiatement toute demande d'arrêt, pour l'ensemble de ces messages de votre part à cette personne. Nous conservons une trace de chaque choix et de chaque arrêt, et une trace brouillée de l'arrêt aussi longtemps qu'il doit être respecté.
Également sur vos instructions, lorsque vous utilisez les fonctions concernées : l'envoi à vos clients des messages liés à un chantier que vous avez paramétrés (par WhatsApp si vous l'avez connecté, sinon par e-mail), y compris une demande d'avis et la note et le commentaire privés qu'un client peut vous donner ; la création de liens que vous choisissez de partager — une fiche de chantier pour votre équipe, ou des preuves (le nom du client, les photographies, la vidéo et les signatures, jamais ses coordonnées) pour votre assureur, courtier ou gestionnaire de sinistre ; la publication de vos chantiers vers les abonnements d'agenda que vous créez ; et la tenue de tâches de suivi et de leurs notes.
4. Confidentialité
Toute personne que nous autorisons à accéder aux données personnelles de vos clients est tenue par écrit à une obligation de confidentialité qui perdure après son départ, et ne voit que ce que son rôle exige. Au sein du produit, l'accès est régi par des rôles et des permissions individuelles, vérifiés côté serveur à chaque requête.
5. Sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles requises par l'article 32, décrites dans notre présentation de la sécurité (en anglais) — chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès fondé sur les rôles, journal d'audit des actions importantes, restauration à un instant donné et sauvegardes quotidiennes distinctes. Cette page indique clairement ce que nous n'avons pas encore. Nous ne réduirons pas substantiellement le niveau de sécurité qui y est décrit pendant la durée du présent accord.
6. Sous-traitants ultérieurs
Vous nous donnez une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste actuelle figure à la section 8 de notre Politique de confidentialité et y est tenue à jour. Nous imposons à chacun d'eux des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que les présentes, et nous demeurons pleinement responsables envers vous de leur exécution. Nous prévenons par e-mail le titulaire de votre compte au moins 30 jours avant qu'un nouveau sous-traitant ultérieur ne traite les données de vos clients (plus tôt seulement en cas d'urgence, comme la défaillance d'un prestataire, et nous vous en informons alors dès que possible). Vous pouvez vous y opposer dans ce délai pour des motifs légitimes tenant à la protection des données ; si nous ne parvenons pas à lever votre objection, vous pouvez mettre fin au service concerné ou à votre abonnement, et nous vous remboursons les sommes versées d'avance pour la période non utilisée. Les services que vous connectez vous-même dans le cadre de votre propre compte — votre compte Stripe, WhatsApp Business ou Xero — agissent sur votre instruction en vertu de votre contrat avec eux, et ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs.
Si vous abonnez votre propre agenda à votre lien d'agenda Cerrax, votre fournisseur d'agenda récupère vos chantiers selon votre propre contrat avec lui ; ce n'est pas notre sous-traitant ultérieur.
7. Vous aider à respecter vos propres obligations
Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes concernées — accès, rectification, effacement, portabilité, opposition — et à satisfaire à vos obligations au titre des articles 32 à 36 en matière de sécurité, de notification des violations et d'analyse d'impact. Si une personne concernée nous contacte directement au sujet de données que nous détenons pour vous, nous la renvoyons vers vous plutôt que de répondre à votre place. Vous pouvez rechercher, exporter, rectifier et supprimer vous-même un contact ou un chantier dans le produit ; pour tout ce que le produit ne permet pas, nous agissons dans un délai de dix jours ouvrés à compter de votre instruction écrite. Nous vous transmettons aussi toute réclamation relative aux données que nous traitons pour vous, et vous aidons à la traiter.
Violations. Si nous avons connaissance d'une violation de données personnelles affectant vos données, nous vous en informons dans les meilleurs délais et au plus tard sous 48 heures — avec ce que nous savons alors, puis le reste à mesure que nous l'apprenons : ce qui s'est passé, les données et personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises — afin que vous puissiez notifier la CNIL dans vos 72 heures.
8. Suppression et restitution
Votre instruction sur la durée de conservation. Sauf instruction contraire de votre part, vous nous chargez de conserver chaque enregistrement de chantier — le devis, sa réservation et son résultat, les feuilles d'équipe et les photographies qui y sont jointes — pendant six ans après le déménagement (ou après le devis, si le chantier n'a pas eu lieu), ou plus longtemps tant qu'une réclamation ou un litige sur ce chantier est ouvert, puis de le supprimer. Une vidéo, et les photographies que votre client envoie avec elle, sont supprimées 90 jours après la dernière date du chantier. Vous pouvez modifier cette instruction en nous le faisant savoir.
Sauf instruction contraire de votre part, vous nous chargez aussi de supprimer : une demande jamais chiffrée ni envoyée, 12 mois après sa dernière activité ; un devis envoyé mais jamais accepté, 24 mois après son envoi ; et une fiche contact 12 mois après la suppression du dernier enregistrement de chantier qui lui est lié (ou 12 mois après sa création si elle n'a jamais été liée à un chantier). La trace du consentement d'une personne est conservée aussi longtemps que sa fiche et six ans après ; la trace brouillée d'une demande d'arrêt des messages est conservée aussi longtemps qu'elle doit être respectée.
À la fin de votre abonnement, vous pouvez exporter vos données pendant 30 jours. Nous supprimons ensuite les données personnelles de vos clients sous 90 jours, et elles disparaissent de nos sauvegardes à leur expiration (sous 98 jours), sauf lorsque le droit de l'Union ou d'un État membre nous impose de les conserver ou que vous nous demandez de garder certains enregistrements, par exemple comme preuve dans un litige en cours. Les enregistrements de tarification validés ne sont jamais modifiés en silence — les identifiants personnels qu'ils contiennent en sont retirés, ce qui permet d'honorer l'effacement sans falsifier la trace de ce qui a été chiffré. Les enregistrements de la section 9 ne sont pas des données personnelles de vos clients et ne sont pas concernés.
Deux enregistrements ont leur propre durée : le journal d'envoi des e-mails (destinataire, objet et remise ou non), 90 jours ; et le journal d'audit des actions dans votre compte, jusqu'à six ans après la clôture du compte, les données d'un client y étant supprimées lorsque ce client est effacé.
9. Données de chantier anonymisées
(a) Vous nous chargez d'établir des enregistrements désidentifiés à partir des chantiers que nous détenons pour vous. (b) Un enregistrement désidentifié ne contient que la forme et l'économie d'un chantier — volume, tranche de distance, caractéristiques d'accès, équipe, véhicules, heures, prix et coût, devis gagné ou non et pourquoi, mois du déménagement, et une zone jamais plus précise que le département (les deux premiers chiffres du code postal) — et jamais de nom, de coordonnées, de code postal complet, d'adresse, de position sur une carte, de texte libre, de photographie, de vidéo, de signature, l'identité de votre entreprise, ni aucune référence permettant de remonter au chantier. (c) Nous ne considérons un enregistrement comme anonyme que lorsque ni nous ni quiconque susceptible de le recevoir ne pourrait, par des moyens raisonnablement susceptibles d'être utilisés, identifier une personne vivante à partir de celui-ci, compte tenu des autres informations que nous ou vous détenons. Une donnée qui peut être rattachée — par exemple par une référence de chantier, ou tant que nous détenons le chantier d'origine — n'est pas anonyme et reste soumise au présent accord jusqu'à la suppression de l'original ou l'effacement de son client. (d) Nous ne chercherons jamais à réidentifier quiconque à partir de ces enregistrements, et l'interdirons à quiconque les reçoit de notre part. (e) Une fois ce critère rempli, l'enregistrement n'est pas une donnée personnelle de vos clients ; il nous appartient, et nous pouvons le conserver et l'utiliser pour améliorer et fournir Cerrax, y compris après la suppression des enregistrements sous-jacents et la fin du présent accord. (f) Nous ne montrons jamais à une autre entreprise, ni à personne, vos prix individuels ni rien qui identifie votre entreprise.
10. Apprentissage entre entreprises
Nous utilisons les enregistrements désidentifiés de la section 9, et les statistiques qui en sont tirées, provenant de l'ensemble des entreprises utilisant Cerrax, dans tous les pays, pour améliorer le moteur de tarification au bénéfice de toutes, vous compris. Nous le disons ici plutôt que de le laisser supposer, parce que c'est ainsi que le produit s'améliore et que nous préférons que vous le sachiez plutôt que vous le découvriez.
11. Vos chiffres restent les vôtres
Vos tarifs, vos marges, vos clients et vos prix ne sont jamais visibles d'une autre entreprise, ni montrés aux personnes auxquelles vous adressez un devis. L'apprentissage décrit à la section 10 repose sur un signal agrégé et anonymisé — jamais sur un accès de quiconque aux données d'une entreprise donnée.
12. Audit
Nous mettons à votre disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des présentes obligations — d'abord par des réponses écrites et notre documentation de sécurité — et nous permettons une inspection par vous ou un auditeur que vous mandatez, et y contribuons, lorsque cela ne suffit pas ou qu'une autorité de contrôle l'exige : à vos frais, avec un préavis de 30 jours, sous confidentialité, sans accès aux données d'autres entreprises, et au plus une fois par an, sauf exigence d'une autorité de contrôle ou survenance d'une violation.
13. Transferts internationaux
Nous conservons les données personnelles de vos clients au Royaume-Uni, à Londres. Il s'agit d'un transfert hors de l'Union européenne, licite parce que la Commission européenne a reconnu au Royaume-Uni un niveau de protection adéquat (décision (UE) 2021/1772, renouvelée par la décision d'exécution (UE) 2025/2574 du 19 décembre 2025 jusqu'au 27 décembre 2031). Vous l'autorisez sur ce fondement. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l'Union et du Royaume-Uni, nous nous fondons sur le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les prestataires qui y sont certifiés, ou à défaut sur les clauses contractuelles types de l'Union (décision (UE) 2021/914), complétées des mesures supplémentaires que le transfert requiert ; notre Politique de confidentialité nomme les prestataires concernés. Vous pouvez à tout moment nous demander où vos données sont conservées, et nous vous répondrons pour le jour de votre demande.
Responsabilité. L'article 11 des Conditions générales (limitation de responsabilité) s'applique au présent accord.
14. Contact
Questions de protection des données, demandes des personnes concernées et notifications de violation : hello@cerrax.io.